Dokumentacja archiwalna – temat bardzo rozbudowany oraz niezwykle potrzebny w kontekście emerytur górniczych i nie tylko. Poszukiwanie dokumentacji archiwalnej dotyczącej zatrudnienia w przedsiębiorstwach w przeszłości nie należy do zadań łatwych, przyjemnych, ani szybkich. W poniższym artykule wyjaśniam gdzie szukać dokumentacji dotyczącej zatrudnienia oraz od czego powinieneś zacząć. Informacje, które przekazuje w artykule mogą okazać się nieprzydatne, bez wcześniejszego nabycia wiedzy o tym jak szukać i czego szukać, o czym piszę w tym artykule pt. „Gdzie szukać dokumentacji archiwalnej?”.
Poszukiwanie dokumentacji z zatrudnienia
Rozpoczynając poszukiwania jakiejkolwiek dokumentacji warto zacząć od ustalenia oraz spisania, w których przedsiębiorstwach pozostawałeś w zatrudnieniu. Warto spisać:
- wszystkie nazwy przedsiębiorstw;
- okresy zatrudnienia;
- zajmowane stanowiska lub ostatnio znaną siedzibę przedsiębiorstwa.
Część wiedzy zapewne będziesz w stanie ustalić z pamięci. Brakujące informacje możesz uzyskać ze świadectwa pracy, legitymacji ubezpieczeniowej, pasków z wynagrodzenia, dyplomów lub innej dokumentacji wytworzonej przez ówczesnego pracodawcę.
Gdzie szukać dokumentacji z zatrudnienia?
Kiedy masz już ustalony zakres poszukiwania, najlepiej zacząć od zweryfikowania czy przedsiębiorstwo, z którego poszukujesz dokumentacji nadal istnieje. Jeżeli tak, sytuacja nie jest najgorsza, albowiem w pierwszej kolejności zwracasz się z wnioskiem o wydanie zaświadczenia lub wgląd w dokumentację u pracodawcy.
Co jeśli firma już nie istnieje?
Jeżeli firma, w której byłeś zatrudniony już nie istnieje, powinieneś wykonać następujące czynności:
- Ustalenie czy dawny pracodawca nie ma swojego następny prawnego;
- Baza miejsc przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców;
- Wyszukiwanie wszelkich informacji (śladów) dotyczących informacji o przechowywanej dokumentacji pracodawcy;
- Udać się do najbliższej jednostki ZUS, aby ustalić czy nie posiadają wiedzy nt. miejsca przechowywanej dokumentacji dla konkretnego pracodawcy;
- Podjęcie kontaktu z urzędem miasta (archiwum zakładowe)- odpowiednio dla miejsca ostatniej znanej siedziby pracodawcy;
- Podjęcie kontaktu z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych;
- Skorzystanie ze specjalisty, który ustali miejsce przechowywania dokumentacji.
Pamiętaj, że dokumentacja archiwalna może być przechowywana w różnych miejscach. Nie warto ograniczać się do powyższej listy. Skuteczne poszukiwanie dokumentacji jest często procesem bardzo czasochłonnym, aczkolwiek opłacalnym w przypadku przeliczenia świadczenia emerytalnego.
Brak dokumentacji archiwalnej a przeliczenie świadczenia emerytalnego
W przypadku braku dokumentacji z zatrudnienia lub nabycia wiedzy w ZUS, że dokumentacja została zniszczona, nie poprzestawaj w swoich działaniach. Część dokumentacji faktycznie mogła zostać zniszczona, jednakże zawsze powinna pozostać pewna część dokumentacji pobocznej np: angaże, dokumentacja wewnętrzna firmy).
Dokumentacja ta z powodzeniem może stanowić podstawę do przeliczenia świadczenia emerytalnego.
Z doświadczenia jednak wiem, że nie istnieje coś takiego jak „całkowite zniszczenie dokumentacji”. Klienci często powtarzają, że uzyskali wiedzę, że „ich dokumentacja została zniszczona”. Oczywiście, w niewielkiej części te wnioski mają swoje odzwierciedlenie w stanie faktycznym, jednakże każda informacja dotycząca dokumentacji stanowi podstawę do podjęcia dalszych działań.
Przykład: posiadając świadectwo pracy, możemy ustalić okres zatrudnienia, zajmowane stanowisko, a nierzadko również ostatnio pobieraną stawkę wynagrodzenia. Zarówno w przypadku pracowników fizycznych, jak również umysłowych będę mógł odtworzyć pobierane przez Ciebie wynagrodzenie wraz z dodatkami.
Dzieje się tak dlatego, że górnicy w latach 1950 – 1980 (i latach kolejnych) byli związani Zakładowymi Układami Zbiorowy Pracy. Przepisy tam zawarte określały między innymi zasady wynagradzania pracowników na konkretnych stanowiskach.
Nietypowe miejsca przechowywania dokumentacji
Na zakończenie, w formie ciekawostki powiem, że mimo obowiązujących przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji osobowej oraz płacowej, zdarzyło się, że dokumentacja archiwalna dla jednego z Klientów pozyskiwana była z piwnicy jednej z knajp zlokalizowanych na Śląsku. Wydaje się to niemożliwe w dzisiejszych czasach, a jednak…W tym przypadku, udało się pozyskać tę dokumentację wyłącznie na podstawie wywiadu środowiskowego.
Moja specjalność – poszukiwanie i ustalanie dokumentacji pracowniczej
Specjalizuje się w prawie zabezpieczenia społecznego ze szczególnym uwzględnieniem obsługi górników (emerytury górnicze). Z powodzeniem ustaliłem już dziesiątki tomów dokumentacji dla poszczególnych Klientów. Poprzez zaufanie osób, którym doradzałem lub dla których realizowałem zlecenia nabyłem szereg informacji dotyczących przechowywania dokumentacji.
Jeżeli uważasz, że mogę Ci pomóc – skontaktuj się poprzez formularz kontaktowy lub zadzwoń do mnie. Sam kontakt jest zupełnie darmowy, a bardzo możliwe, że będę mógł rozwiązać Twój problem. Być może prowadziłem sprawę osoby, która była zatrudniona w poszukiwanym przez Ciebie przedsiębiorstwie? Wtedy, wszystko byłoby oczywiste.
