W zależności od Twojego wieku (a raczej daty urodzenia) możesz mieć mniejszy albo większy problem z ustaleniem dokumentacji dotyczącej pobieranego przez Ciebie wynagrodzenia. W artykule postaram się wyjaśnić z czego wynika dość częste przeświadczenie, że „dokumentacja płacowa została zniszczona”. Po drugie, chce pokazać, że jestem w stanie ustalić dla Ciebie tę dokumentację lub odtworzyć pobierane przez Ciebie wynagrodzenie. Dokumentacja archiwalna „została zniszczona”? Z moją pomocą odzyskamy potrzebne informacje i dokumenty.

Okres przechowywania dokumentacji płacowej

Zasady przechowywania oraz archiwizacji dokumentacji osobowo- płacowej na przestrzeni lat regulowało wiele zmieniających się aktów prawnych. Największą grupą moich Klientów są osoby, które świadczyły pracę w okresie 1960 – 1980 dlatego postaram się skupić wyłącznie na tym okresie czasu.

Zapewne mogłeś spotkać się z sytuacją, w której po roku 1980 otrzymałeś bez większych problemów oraz bardzo dokładne zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Problem wystąpił jednak, kiedy takie zaświadczenie chciałeś uzyskać za okres przed 1980 rokiem. W takim przypadku dokumentacja archiwalna często nie jest udostępniana.

Otóż zgodnie z §120 Zarządzenia Ministra Finansów z dnia 23 listopada 1972 r. w sprawie ogólnych zasad rachunkowości jednostek gospodarki uspołecznionej (akt uchylony w dniu 01 stycznia 1984; M.P. 1972 nr 56 poz. 300) obowiązywał 12 letni okres przechowywania listy płac lub karty wynagrodzeń bądź inne dowody na podstawie których następowało obliczenie podstawy wymiaru rent.

Dokumentacja archiwalna – obowiązujące przepisy dot. przechowywania

Zarządzenie to następnie było kolejno zastępowane aktami prawnymi, które nie zmieniały okresu przechowywania dokumentacji płacowej. Obowiązek przechowywania dokumentacji przez okres 12 lat trwał do 31 grudnia 1990 roku. Począwszy od 1 stycznia 1991 roku okres przechowywania dokumentów został wydłużony do lat 19. Okres archiwizowania dokumentacji w wymiarze czasu 19 lat obowiązywał do 31 grudnia 1998 roku. Kolejna nowelizacja przepisów obowiązująca od 1 stycznia 1999 roku zadziałała korzystnie dla pracowników (przyszłych emerytów) wydłużając ten okres do lat 20. Ostatecznie od dnia 1 stycznia 2003 roku obowiązuje 50 letni okres przechowywania dokumentacji płacowej, licząc od zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.

Dokumentacja płacowa a akta osobowe pracownika

Począwszy od 1963 roku okres przechowywania dokumentacji osobowej (akt osobowych) wynosi 50 lat. Oznacza to, że pracodawcy zobowiązani byli do przechowywania:

1. świadectw pracy;
2. angaży;
3. dokumentacji związanej z zajmowanymi stanowiskami (na przykład awanse, przeszeregowania);
4. teczek osobowych lub obwolutów dokumentacji osobowej;
5. innej dokumentacji osobowej.

Oznacza to, że nawet w przypadku braku dokumentacji płacowej istnieje możliwość odtworzenia zarobków w oparciu o dokumentację pracowniczą. W kolejnych artykułach dowiesz się jak tego dokonać.